È una prassi molto comune per chi collabora con un’azienda con più sedi e filiali dislocate sul territorio nazionale avere a ché fare con le cosiddette note spese. Di che cosa si tratta precisamente?
Come effettuare la compilazione di una nota spese
La compilazione
di una nota spese riguarda il lavoratore autonomo o quello dipendente, se
questi dovrà sostenere spese a fronte di uno spostamento a scopo lavorativo. I
cosiddetti viaggi di lavoro, che molti dipendenti effettuato nel corso di un
anno, per svolgere la propria attività. Tutte le spese che sono considerate
legittime durante uno spostamento e che riguardano quindi il consumo di
carburante, il pagamento di un casello autostradale, vitto e alloggio, noleggio
di strumenti e simili, rientra tra quelle che in termini di rendicontazione
sono definite appunto definite nota spese. Come è facile immaginare per
un’azienda di media grandezza queste voci devono essere correttamente
processate e lavorate, dall’ufficio che si occupa della ragioneria e di
conseguenza della rendicontazione. Una pratica che fino a poco tempo fa era
piuttosto lunga e laboriosa.
Utilizzando i nuovi software si risparmia tempo e si lavora meglio
Oggi grazie
ai software di ultima generazione, la documentazione può essere racchiusa e
catalogata attraverso una semplice app che registra tutte le spese e le voci
relative alla nota spesa, attraverso una documentazione digitale, comoda e
pratica da utilizzare sia per il dipendente, che dovrà solo scattare delle
semplici foto leggibili attraverso il proprio smartphone, sia per l’azienda.
Scaricando questa app molti problemi inerenti alla rendicontazione delle note
spese saranno gestiti e risolti in tempi davvero stretti.
Che cosa sono le spese di rappresentanza e come vengono effettuate
Tra le molte
voci che riguardano la rendicontazione per un’azienda attiva e che opera da
lungo corso, ve ne sono alcune che rientrano di fatto per l’erogazione a titolo
gratuito di bene e di servizi. Queste voci che sono presenti ma che non
rappresentano una componente essenziale vengono chiamate spese di rappresentanza in quanto il loro scopo e la finalità è rappresentata
in termini di pubbliche relazioni e promozione capace di rispondere ovviamente
a tutti i criteri di ragionevolezza funzionali a benefici economici
collaterali.
I vari tipi di spese di rappresentanza
Proprio
durante un periodo come quello delle festività natalizie, le spese di
rappresentanza interessano diverse tipologie di realtà aziendali che operano
nel nostro territorio nazionale. Tali spese sono spesso deducibili in quanto
sono da considerare pienamente inerenti alle attività di impresa, il cui fine è
educativo, di ricreazione o legate all’assistenza sociale e simili. Tra queste
voci ci sono inoltre le spese di vitto e alloggio per quanto riguarda quel tipo
di spese che rientrano nel contesto della cosiddetta ospitalità per i clienti
di una specifica azienda. Queste spese se computate correttamente sono
deducibili per il 75% del loro ammontare, fatta esclusione per le voci che
invece appartengono al contesto del vitto e dell’alloggio, visto che tali voci
sostenute da lavoratori, dipendenti e collaboratori, sono considerate spese
derivate da una trasferta di tipo lavorativo. In questo caso sono deducibili a
livello fiscale al 100%.
La
compilazione di una nota spesa per il 2021
Durante gli
ultimi tempi sono sempre di più le realtà aziendali che si sono rivolte alla
tecnologia digitale per la creazione di una nota spesa. Questo tipo di pratica
abbatte sensibilmente i tempi di lavorazione di una nota spesa. Si tratta di un
prodotto di tipo gestionale, che è davvero semplice e intuitivo da utilizzare.
Tutto quello che serve è avere uno smartphone o un tablet, attraverso cui
scaricare una app per poi registrare tramite foto tutte le voci che rientrano
nella nota spesa. Successivamente il software andrà a processare le spese e
questo aiuta a gestire meglio in termini di contabilità la rendicontazione di
una specifica realtà aziendale. Oggi compilare una nota spese con tutti i dati
necessari è davvero più semplice e abbatte sensibilmente il tempo in cui questa
procedura viene realizzata grazie all’utilizzo di software all’avanguardia in
termini aziendali.
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