Come effettuare una nota spese e gestire le spese di rappresentanza



È una prassi molto comune per chi collabora con un’azienda con più sedi e filiali dislocate sul territorio nazionale avere a ché fare con le cosiddette note spese. Di che cosa si tratta precisamente?

Come effettuare la compilazione di una nota spese

La compilazione di una nota spese riguarda il lavoratore autonomo o quello dipendente, se questi dovrà sostenere spese a fronte di uno spostamento a scopo lavorativo. I cosiddetti viaggi di lavoro, che molti dipendenti effettuato nel corso di un anno, per svolgere la propria attività. Tutte le spese che sono considerate legittime durante uno spostamento e che riguardano quindi il consumo di carburante, il pagamento di un casello autostradale, vitto e alloggio, noleggio di strumenti e simili, rientra tra quelle che in termini di rendicontazione sono definite appunto definite nota spese. Come è facile immaginare per un’azienda di media grandezza queste voci devono essere correttamente processate e lavorate, dall’ufficio che si occupa della ragioneria e di conseguenza della rendicontazione. Una pratica che fino a poco tempo fa era piuttosto lunga e laboriosa.

Utilizzando i nuovi software si risparmia tempo e si lavora meglio

Oggi grazie ai software di ultima generazione, la documentazione può essere racchiusa e catalogata attraverso una semplice app che registra tutte le spese e le voci relative alla nota spesa, attraverso una documentazione digitale, comoda e pratica da utilizzare sia per il dipendente, che dovrà solo scattare delle semplici foto leggibili attraverso il proprio smartphone, sia per l’azienda. Scaricando questa app molti problemi inerenti alla rendicontazione delle note spese saranno gestiti e risolti in tempi davvero stretti. 

Che cosa sono le spese di rappresentanza e come vengono effettuate

Tra le molte voci che riguardano la rendicontazione per un’azienda attiva e che opera da lungo corso, ve ne sono alcune che rientrano di fatto per l’erogazione a titolo gratuito di bene e di servizi. Queste voci che sono presenti ma che non rappresentano una componente essenziale vengono chiamate spese di rappresentanza in quanto il loro scopo e la finalità è rappresentata in termini di pubbliche relazioni e promozione capace di rispondere ovviamente a tutti i criteri di ragionevolezza funzionali a benefici economici collaterali.

I vari tipi di spese di rappresentanza

Proprio durante un periodo come quello delle festività natalizie, le spese di rappresentanza interessano diverse tipologie di realtà aziendali che operano nel nostro territorio nazionale. Tali spese sono spesso deducibili in quanto sono da considerare pienamente inerenti alle attività di impresa, il cui fine è educativo, di ricreazione o legate all’assistenza sociale e simili. Tra queste voci ci sono inoltre le spese di vitto e alloggio per quanto riguarda quel tipo di spese che rientrano nel contesto della cosiddetta ospitalità per i clienti di una specifica azienda. Queste spese se computate correttamente sono deducibili per il 75% del loro ammontare, fatta esclusione per le voci che invece appartengono al contesto del vitto e dell’alloggio, visto che tali voci sostenute da lavoratori, dipendenti e collaboratori, sono considerate spese derivate da una trasferta di tipo lavorativo. In questo caso sono deducibili a livello fiscale al 100%.

La compilazione di una nota spesa per il 2021

Durante gli ultimi tempi sono sempre di più le realtà aziendali che si sono rivolte alla tecnologia digitale per la creazione di una nota spesa. Questo tipo di pratica abbatte sensibilmente i tempi di lavorazione di una nota spesa. Si tratta di un prodotto di tipo gestionale, che è davvero semplice e intuitivo da utilizzare. Tutto quello che serve è avere uno smartphone o un tablet, attraverso cui scaricare una app per poi registrare tramite foto tutte le voci che rientrano nella nota spesa. Successivamente il software andrà a processare le spese e questo aiuta a gestire meglio in termini di contabilità la rendicontazione di una specifica realtà aziendale. Oggi compilare una nota spese con tutti i dati necessari è davvero più semplice e abbatte sensibilmente il tempo in cui questa procedura viene realizzata grazie all’utilizzo di software all’avanguardia in termini aziendali.   

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